QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN THỨC ĂN CHĂN NUÔI CÓ ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT (04/05/2020)

Tiếp nhận hồ sơ đăng ký chứng nhận

Khách hàng có nhu cầu chứng nhận (chứng nhận lần đầu, chứng nhận lại, đánh giá giám sát) gửi hồ sơ đăng ký về phòng Chứng nhận của Trung tâm. Bộ hồ sơ gồm có:

– Phiếu đăng ký chứng nhận BM-01/QT-01;

– Văn bản thể hiện tính pháp lý của khách hàng;

– Các tài liệu khác của khách hàng (nếu có).

Hợp đồng chứng nhận

Sau khi xem xét Hồ sơ đăng ký đạt yêu cầu, Phòng Chứng nhận dự thảo hợp đồng theo Biểu mẫu BM-03/QT-01 và trình Giám đốc Trung tâm ký kết với đại diện khách hàng có thẩm quyền làm căn cứ triển khai hoạt động chứng nhận.

Cấp giấy chứng nhận

Nếu kết quả đánh giá quá trình sản xuất và kết quả thử nghiệm mẫu đạt yêu cầu Trung tâm sẽ phát hành Quyết định chứng nhận và Giấy chứng nhận trình Lãnh đạo Phê duyệt. Trước khi phát hành Giấy chứng nhận thông tin về sản phẩm được chứng nhận sẽ chuyển cho khách hàng xác nhận lại.

– Giấy chứng nhận được lập theo Biểu mẫu BM-20/QT-01.

– Hiệu lực của chứng nhận là 03 năm.

– Trường hợp chứng nhận bổ sung/mở rộng/thu hẹp/chuyển đổi/cấp đổi, thời hạn hiệu lực chứng nhận bằng thời hạn trong giấy chứng nhận đã cấp ở chu kỳ chứng nhận hiện tại.

– Trường hợp không cấp Giấy chứng nhận cho khách hàng: nhân sự quản lý chương trình chứng nhận soạn thảo công văn, trình lãnh đạo ký để thông báo cho khách hàng về việc không cấp chứng nhận và có nêu rõ lý do.

 Sử dụng logo chứng nhận phù hợp

– Khách hàng đã được Trung tâm chứng nhận có quyền sử dụng logo của Trung tâm kèm theo ký hiệu của chuẩn mực tương ứng.

– Trung tâm sẽ tiến hành sự kiểm soát thích hợp đối với việc sở hữu, sử dụng và thể hiện giấy phép, chứng chỉ và dấu phù hợp như đã hướng dẫn/quy định trong thỏa thuận chứng nhận.

– Khi khách hàng không sử dụng đúng các viện dẫn về hệ thống chứng nhận hoặc sử dụng sai quy định các giấy phép, chứng chỉ hoặc dấu phù hợp trong các nội dung quảng cáo, ca-ta-log, Trung tâm sẽ thông báo bằng văn bản cho bên được chứng nhận về các biện pháp cần thiết phải khắc phục và nếu cần thiết sẽ có biện pháp xử lý theo luật định.

Giám sát sau chứng nhận

– Trung tâm có trách nhiệm giám sát việc chứng nhận theo những chuẩn mực thích hợp với hệ thống chứng nhận liên quan bao gồm mọi thay đổi như các dự định cải tiến sản phẩm, quá trình sản xuất, hệ thống quản lý chất lượng có ảnh hưởng tới sự phù hợp của sản phẩm để xác định xem có cần phải kiểm tra tiếp những thay đổi đã công bố hay không.

– Nếu cần phải kiểm tra tiếp, Trung tâm sẽ không cho phép lưu thông sản phẩm đã được chứng nhận nhưng đang được sản xuất với những thay đổi đó cho tới khi có thông báo tương ứng cho tổ chức được chứng nhận.

– Trung tâm sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ không quá 12 tháng/lần tính từ khi giấy chứng nhận được cấp có hiệu lực. Nội dung và phạm vi đánh giá được xây dựng trên cơ sở xem xét hồ sơ và quá trình thực hiện của bên được đánh giá trong thời gian 12 tháng trước đó và thông báo cho bên được đánh giá trước khi tiến hành đánh giá. Trung tâm sẽ cập nhật thông tin liên quan về sản phẩm, về bên được đánh giá để có cơ sở xây dựng chương trình đánh giá với nội dung và phạm vi thích hợp.

Việc đánh giá giám sát sẽ xem xét:

– Tính duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm.

– Tính duy trì, cải tiến các điều kiện bảo đảm chất lượng trong quá trình sản xuất, hiệu quả thực tế tại cơ sở thể hiện qua hồ sơ thực hiện.

– Tình trạng thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa các vấn đề không phù hợp nếu có.

Trung tâm đảm bảo đánh giá giám sát tất cả các sản phẩm đã được chứng nhận với tần suất không quá 12 tháng/1 lần và thử nghiệm tất cả các chỉ tiêu quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật tương ứng với tần suất ít nhất 03 năm/lần/chỉ tiêu trong thời gian hiệu lực của Giấy chứng nhận.

Đình chỉ, thu hồi chứng nhận

– Đình chỉ sử dụng chứng nhận là việc Trung tâm ra quyết định đình chỉ có thời hạn việc sử dụng chứng nhận phù hợp quy chuẩn/tiêu chuẩn của khách hàng được chứng nhận.

– Thu hồi chứng nhận là việc Trung tâm ra quyết định thu hồi chứng nhận phù hợp quy chuẩn/tiêu chuẩn đã cấp cho khách hàng và chấm dứt hiệu lực của chứng nhận.

– Tùy mức độ, Trung tâm xem xét đình chỉ sử dụng hoặc thu hồi chứng nhận phù hợp quy chuẩn/tiêu chuẩn đã cấp cho doanh nghiệp không tuân thủ một trong các điều sau:

+  Sử dụng chứng nhận phù hợp quy chuẩn/tiêu chuẩn hoặc logo của Trung tâm trái với quy định.

+  Không bố trí đánh giá giám sát định kỳ như thỏa thuận;

+  Không duy trì chất lượng của sản phẩm, vi phạm các quy định chứng nhận của Trung tâm.

+  Có khiếu nại nghiệm trọng từ người tiêu dùng sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp;

+  Không trả đủ phí chứng nhận theo thỏa thuận.

– Việc đình chỉ và thu hồi chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn sẽ được thông báo trên website của Trung tâm.

– Riêng việc thu hồi, đình chỉ chứng nhận hợp quy sẽ được thông báo đến cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành về sản phẩm được chứng nhận.

Đánh giá mở rộng, thu hẹp phạm vi

Khi khách hàng được đánh giá có nhu cầu đánh giá mở rộng, thu hẹp phạm vi hoặc nâng cấp quy chuẩn/tiêu chuẩn áp dụng thì cần ký kết hợp đồng phụ và gửi bản thông tin đăng ký chứng nhận theo biểu mẫu yêu cầu chứng nhận. Các bước tiến hành trong đánh giá mở rộng, thu hẹp được thực hiện như đánh giá giám sát.

Đánh giá chứng nhận lại

– Ba (03) tháng trước khi hết hiệu lực chứng nhận, Trung tâm sẽ thông báo để khách hàng đăng ký đánh giá, cấp lại chứng nhận mới.

– Việc đánh giá lại sẽ được tiến hành theo các bước như đối với đánh giá lần đầu.

Hướng dẫn, biểu mẫu áp dụng

BM-01/QT-01                    Phiếu đăng ký chứng nhận

BM-03/QT-01                    Hợp đồng

BM-20/QT-01                    Giấy chứng nhận